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Le terme optimiser est largement utilisé dans le langage courant- quelle est sa signification dans le monde de l’Entreprise et plus particulièrement pour la PME ?
Il s’agit de trouver la bonne combinaison des moyens par rapport à un objectif.
Les entreprises sont souvent confrontées à des situations dans lesquelles une quantité limitée de ressources tels que le Capital, la main d’œuvre et les moyens ( savoir faire, matériel disponible, matières premières, organisation du temps d’occupation des machines…) doivent être affectés sur des activités spécifiques pour pouvoir atteindre des objectifs donnés comme le bénéfice, la part de marché, la satisfaction des salariés…..
Comment les managers tentent-ils de résoudre ces problèmes complexes?
Les solutions à ces problèmes sont apportées par les managers car toute entreprise performante par rapport au marché a nécessairement trouvé les bonnes combinaisons mais choisissent-elles la meilleure ?
Et la plupart des managers tentent de résoudre ces problèmes par des analyses du type- que se passe t’il si ?
Mais lorsqu’il s’agit d’utiliser des ressources limitées il est préférable de se demander – quelle est la meilleure option ?
Des méthodes accessibles à la PME existent aujourd’hui !
De nombreuses grosses entreprises emploient avec succès diverses techniques d’optimisation.
Autrefois, l’optimisation était un outil réservé aux spécialistes disposant d’outils très puissant; cet outil est aujourd’hui accessible à tout manager disposant d’un PC.
L’entreprise dispose de beaucoup d’informations internes et externes pour positionner sa performance par rapport au marché ?
Dans le cadre d’un marketing mix: politique, segments de marchés, produits, prix, distribution, publicité l’Entreprise a défini sa tactique.
En régime de croisière, la marge quotidienne est un perpétuel ajustement des facteurs de production et de commercialisation et en particulier délais de mise à disposition de la gamme de produits commercialisés et prix net de vente des volumes commandés deviennent des éléments clefs.
Le délai de mise à disposition exprime un flux de produits dans une période donnée et le prix net de vente sa valorisation soit en calculant le coût de la période la marge hors consommation de matière première rapportée au temps.
Jour après jour le chef d’entreprise voit défiler une multitude de variables. Le recul face aux évènements, le temps nécessaire à l’appréciation, la qualité même des informations rendent difficile l’estimation de la marge.
Dans le temps l’adaptation à ces facteurs entraîne des règles et des instructions de fonctionnement pour les producteurs et les commerçants qui ne simplifient pas la perception de la marge optimum.
Le résultat étant la somme des marges journalières et de l’impact de l’ensemble des règles de fonctionnement il est difficile de dire si l’entreprise fonctionne au voisinage de la marge optimum et de mesurer l’écart résultant.
Comment peut-on déterminer la marge optimum et donc ajouter un élément nouveau de positionnement de son entreprise?
Tout d’abord la notion d’optimisation est générale et se touve présente dans notre environnement « prenez une bille et jetez la dans un verre ballon posé sur son pied et à plat sur une table, après plusieurs trajectoires elle se positionnera tout au fond au milieu et trouvera le point optimum qui lui demande l’effort minimum pour s’y maintenir et en l’occurrence aucun ».
L’optimisation fait aussi apparaître la notion d’équilibre, de stabilité et dans mon exemple il faudra appliquer des forces à la bille pour la déloger de sa position optimum ou faire un mouvement pour déplacer l’orientation du verre.
Optimiser la marge c’est rechercher le maximum de valeur dans un ensemble dont les degrés de liberté sont limités car il est soumis à des contraintes.
Modéliser, en utilisant un PC, c’est écrire l’impact des facteurs de fonctionnement sur la marge et les véritables contraintes externes ou internes de commercialisation et de production qui limitent les zones de valeur de la marge.
Le choix de la maille de l’analyse est guidé par le fait qu’il faudra mettre en place en réel les conditions dans lesquelles évoluent les facteurs de fonctionnement.
L’identification et la quantification des contraintes passe par un interview des hommes car le vécu et l’expérience sont essentiels. Les zones de variation des contraintes sont complétées par l’analyse de la concurrence et les sites Internet contiennent des mines d’informations.
Le résultat c’est construire au voisinage de l’optimum les conditions de son obtention en jouant sur le marketing, les investissements d’adaptation et sur une recherche de synergie des hommes par rapport au projet.
Au risque de vous déplaire il s’agit d’une démarche qui nécessite du temps et ne faut-il pas se remettre au travail une fois le déroulement de l’opération réalisé car les facteurs de fonctionnement ne seront plus les mêmes ?
Pour pouvoir répondre simplement je vais reprendre mon exemple « si je verse de l’eau dans le verre la bille va bouger mais rapidement retrouver sa position initiale ; il en est de même si une personne bouscule légèrement la table par contre par contre si elle se prend les pieds dans la nappe elle risque fort de renverser le verre ».
Au travers de cet exemple deux notions apparaissent, il faut se donner du temps avant de considérer que l’on est dans une configuration différente et de même qu’il faut un bouleversement pour en changer fondamentalement.
La perte d’un client important ; l’implantation d’une machine nouvelle, l’imposition de nouvelles règles sociales….sont autant de bouleversements qui nécessiteront de remettre en place la démarche d’optimisation.
Ces évènements ne sont heureusement pas fréquents et aussi évidents ; la réalité est plus perverse, les faits plus ténus à analyser et c’est alors l’intuition, la perception globale du Chef d’Entreprise qui donnera le signal. A son initiative Il faudra donc de temps en temps mettre en place une méthode d’optimisation de la marge qui repositionne l’assortiment des produits vendus ou à vendre par rapport aux contraintes du marché et de l’entreprise.
L’intervention va privilégier des démarches simples en prenant le risque de ne pas atteindre exactement l’objectif, son efficacité passe par une présentation claire des dispositions à prendre, un plan d’actions et une mesure très fréquente de la marge.
Votre façon d’utiliser un outil d’optimisation semble privilégier le court terme et apparaît comme une succession d’adaptation mais il est clair qu’une entreprise performante se construit par rapport à un objectif situé dans le moyen terme?
Trouver sur le court terme les meilleures options à choisir sont de nature à accroître la performance de l’entreprise et c’est à mon sens un progrès.
D’autre part j’ai jusqu’à présent développé la marge comme critère d’optimisation mais pour des raisons plus stratégiques une entreprise peut rechercher l’accroissement de la part de marché, une plus grande satisfaction de ses salariés ou se trouver à terme dans une situation de transmission.
Pour reprendre le thème d’actualité de la transmission d’entreprise il apparaît que la méthode d’optimisation a en réalité un caractère général dans ses applications.
Il peut s’agir alors de rechercher une entreprise complémentaire à vendre ou acheteuse de mon entreprise et pour rester dans un cadre d’intégration horizontale il se trouve que l’optimisation va trouver un terrain d’excellence.
A titre d’exemple une compagnie maritime se trouve en intégration horizontale quand elle s’associe avec une autre pour augmenter le résultat d’exploitation de ses lignes et en intégration verticale quand elle acquiert des agences de voyages.
L’optimisation de l’ensemble virtuel constitué par les deux sociétés donnera un résultat toujours supérieur à l’optimisation des deux entités et peut devenir une justification à un rapprochement grâce à une synergie opérationnelle et une bonne estimation des gains attendus.
Admettons le caractère général de la méthode d’optimisation mais il ne me semble pas voir beaucoup d’applications dans la PME ?
Tout d’abord un PC est un outil d’une exceptionnelle puissance de calcul avec des logiciels facilement accessibles sur le marché et sa présence systématique dans les PME est relativement récente.
Le développement des sites Internet permet par recoupements d’avoir accès à une multitude d’informations et donnent des éléments de nature à caractériser avec précision l’environnement dans lequel l’entreprise évolue et il est encore plus récent.
Sur un plan plus culturel les anglo-saxons « passent leur temps à compter avec pour motivation que c’est toujours trop cher » pour ce qui nous concerne nous aimons analyser et la comptabilité dite analytique est en quelque sorte une exception française. Trop d’analyse éloigne de la synthèse et une comptabilité analytique aussi bien construite soit-elle ne me donne pas d’éléments forts pour choisir la meilleure option d’organisation par rapport à l’environnement de l’entreprise.
Les évolutions sont aujourd’hui rapides et la méthode de l’optimisation me paraît augurer d’un développement important dans les PME.
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