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Indice RH : Pouvez vous nous parler du métier d’@DOC Solutions ?
Jean Philippe Vinet @DOC Solutions : @DOC Solutions est une société spécialisée dans la Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (GEIDE) et la mise en œuvre des processus de circulation de l’information (Workflow). Nous nous sommes d’abord intéressés à l’archivage physique et électronique avec indexation automatique (texte intégral) avant de parvenir à une solution de dématérialisation globale à valeur probante. Mais cette innovation technologique, aussi riche soit elle, n’est pas sans conséquence. Elle suscite des modifications dans le travail de chacun. Pour répondre aux attentes des utilisateurs, l’outil se doit donc d’être intuitif et rentable.
IRH : A t-il fallu du temps justement pour convaincre les utilisateurs d’un rapide retour sur investissement de vos solutions de ématérialisation ?
JPV : Non ! Car nous avons choisi en premier lieu des cibles à forte manipulation de documents vivants. Ce système de reconnaissance des informations et de recherche rapide et efficace a séduit d’emblée nombre d’entreprises qui intégraient rapidement le fait de numériser ou d’intégrer numériquement les appels d’offres dans le BTP , les documents juridiques et comptables dans les services financiers et bien entendu les CV dans les ressources humaines. Mais il a fallu aussi argumenter sur la réduction générale des coûts induits dans l’entreprise : moins de manipulation, plus grande réactivité, valorisation du document en un actif d’entreprise.
IRH :En prenant appui sur l’exemple du CV pour étayer vos arguments sur la vie et la mort du document, vous avez pu vous positionner sur le marché porteur de l’intérim ?
JPV : Le CV est l’exemple même du document à très faible pérennité. Nous avons eu l’idée d’utiliser très rapidement les technologies de reconnaissance documentaire (OCR, LAD) et ainsi on peut constituer immédiatement un véritable dictionnaire d’accès de votre armoire électronique. Au contraire de certains confrères qui utilisaient des bases de données traditionnelles, un archivage classique, l’objectif était d’accéder rapidement aux dossiers Candidats plutôt que de privilégier l’aspect visuel de la présentation. Nous avons donc opté pour le coté fonctionnel et pragmatique de l’outil en l’appliquant au secteur de l’intérim et qui a pris ainsi toute sa puissance avec l’arrivée des CV par mail et par site WEB.
IRH : Mais en matière de dématérialisation, vous êtes aussi allé plus loin ?
JPV : La véritable dématérialisation a pris un sens des lors qu’au delà des documents, nous avons aussi dématérialisé les échanges. Aujourd’hui il est crucial d’avoir une traçabilité des échanges d’informations dans l’entreprise. C’est la que le concept de GED a force de probité : à partir du moment ou l’on peut archiver électroniquement des documents qui pourront faire preuve, on met le doigt sur le capital « Connaissances » que l’on doit structurer et protéger.
IRH : Finalement avec la dématérialisation des documents puis des échanges, c’est la stratégie de l’entreprise qui est visée ?
JPV : Oui ! Tout à fait … Alors que la GED traitait jusqu’à présent des cibles Métiers pour des besoins souvent spécifiques, désormais nous accompagnons les entreprises dans leur réflexion stratégique et sur l’ensemble de leurs flux documentaires. Nous arrivons à une solution de management de l'information, de veille économique, et donc de stratégie d’entreprise.
IRH : Pour revenir à « myARMOIRES », votre offre logicielle, en quoi cette solution répond elle aux enjeux actuels de l’intérim ?
JPV : Essentiellement par les fonctionnalités et les spécificités périphériques en adéquation avec le besoin actuel de l’intérim alliant de plus en plus réactivité et qualification des informations. Au niveau du front-office, le traitement des candidatures a d'abord été optimisé par différents apports techniques : le décrochage automatique des pièces jointes, l’analyse intelligente du contenu grâce au moteur LEA et les réponses automatiques aux candidats. Nous avons donc gagné en temps de traitement administratif, en qualification de l’information et en réactivité. Parallèlement, les interfaces entre les principaux logiciels ETT et le « sourcing » de recrutement ont facilité les échanges et la connaissance de l’information au moment du traitement des commandes. Enfin, l’apport des évaluations comportementales et métiers de notre partenaire OOjob dans le dossier du candidat donne automatiquement au recruteur l’outil idéal pour son activité. Dans ce secteur des ressources humaines, nous sommes passés en fait de la gestion d’une CVthèque aux outils inhérents d’une Candidathèque, à partir desquels nous pouvons suivre les candidats et les contacter rapidement.
IRH : « myARMOIRES » peut aussi se connecter avec des sites Emplois pour faire le lien ?
JPV : Pourquoi pas ! Si nos clients sont intéressés, ils pourront par les mêmes processus transmettre les informations collectées via les JOBboards vers notre logiciel ou également re-diriger les candidatures déposées sur leur propre site vers ce back-office de recrutement.
IRH : Aujourd’hui les Grands comptes de l’intérim pratiquent la même politique que les JOBboards avec une base unique et commune de candidats pour toutes les agences, ces outils répondent ils réellement aux attentes « locales » des collaborateurs dans les ETT ?
JPV : Les ETT leaders ont une vision nationale de l’intérim intégrant la qualification de leurs bases mutualisées (ERM / CRM) et la mobilité accrue des travailleurs temporaires dans certains secteurs d’activité. Cet investissement non négligeable en temps de saisie et sans doute ( ?) profitable à terme s’oppose encore parfois à la nécessaire réactivité de ce marché et des collaborateurs locaux toujours autant sollicités par la résolution de l’équation : offre – demande.
Il s’agit donc bien d’une décision stratégique !…
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