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Les plus courageux ont fait des tableaux Excel, les plus pressés se sont contenté d’en lire les commentaires (en s’attardant sur le formulaire de la « petite blonde » du deuxième rang, dans l’espoir d’y trouver son numéro de téléphone …)
Il faut au formateur soucieux d’améliorer ses prestations, et conscient que la concurrence est rude, un véritable outil d’évaluation alliant la simplicité, la clarté et les nouvelles technologies.
Pour nos lecteurs, nous avons rencontré Gilles Barthelet (photo), initiateur de formaQualis®, un service on-line de formulaires d’évaluation de formation personnalisés :  les données statistiques sont conservées et compilées de façon à donner au formateur les moyens de les analyser rapidement.
CyberPro :
Quelle est la cible de votre offre formaQualis?
Gilles Barthelet :
formaQualis s'adresse à tous les formateurs freelance,  sociétés et organismes de formation soucieux de la qualité de leurs formations, et ceci quelle que soit leur taille ou le type des formations dispensées. Les grands comptes ayant leurs propres formations en interne peuvent aussi profiter de formaQualis pour améliorer leur démarche qualité. Transversal, formaQualis est un outil qui profite à tous les rôles actifs dans le processus de formation : responsable de la formation, formateur et commercial, chacun dispose d’une interface et d’outils adaptés. Bien sûr, une personne peut cumuler plusieurs rôles, comme cela peut arriver dans les petits organismes de formation.
C : Comment se déroule la mise en place d'un tel service ?
GB : Simple, instantanée et gratuite, la mise en place de formaQualis ne prend que quelques minutes. Aucune installation logicielle n’est nécessaire, vous y accédez avec un navigateur Internet en vous y connectant. L’accès est entièrement sécurisé. Dès l’ouverture de votre compte, le service est directement utilisable après un minimum de personnalisation : vous entrez par exemple votre propre questionnaire de fin de formation (vous pouvez aussi choisir un questionnaire par défaut, déjà utilisé par plusieurs organismes).
Grâce à ses quatre interfaces ciblées en fonction des rôles (administrateur, responsable de la formation, formateur ou commercial), l’utilisation de formaQualis au quotidien est aisée et efficace dans toutes les situations de formation.
En mode « on-line », les participants remplissent leur formulaire en fin de formation, et les données statistiques sont directement accessibles au responsable de la formation.
C : Mais toutes les salles de formation ne sont pas équipées de connexion Internet ?
GB : Bien sûr, aussi avons-nous prévu un mode « différé » : les fiches personnalisées peuvent être imprimées en deux clics de souris, puis distribuées aux stagiaires en fin de formation. Chaque fiche expliquant pourquoi et comment répondre au questionnaire en ligne. Si le formateur dispose des e-mails de tous les stagiaires, il peut leur envoyer l’URL du formlulaire.
Dans un mode 100% papier, le formateur imprime les évaluations personnalisées à chaque stagiaire, qu’il rassemble ensuite une fois remplies et faxe en une seule fois à un numéro unique. Un serveur de reconnaissance de caractère analyse et compile les données des formulaires. Le responsable de la formation accède aux réponses des stagiaires dans les minutes qui suivent. Il peut également afficher les originaux, scannés et disponibles en ligne.
C : Quels avantages vos clients tiennent-ils de cet outil ?
GB : Automatisation et réactivité sont les deux premiers avantages immédiats de formaQualis : aucune saisie, des alertes immédiates quel que soit l’endroit où se déroule la formation, des statistiques de satisfaction en temps réel. En effet, un stagiaire satisfait est un stagiaire qui va faire la promotion d’une formation, mais qui va certainement la critiquer dans le cas contraire ; c’est pourquoi la réactivité est primordiale afin de désamorcer tout problème avant que le stagiaire ne quitte la formation. Sans l’automatisation de formaQualis, on ne peut avoir la même réactivité.
Le pari gagnant de formaQualis est d’offrir les outils pour obtenir cette mesure de la qualité et renforcer ainsi le contrat de confiance avec le client. C’est pourquoi formaQualis incorpore une base client en plus d’une base stagiaire.
C : Comment vous est venu l'idée de formaQualis ?
GB : formaQualis est né de la rencontre d’un organisme de formation et de notre société CYBO interactive, spécialiste de solutions interactives de recueil d’information. Nous souhaitions nous positionner sur le segment des enquêtes liées à la formation. Nous avons alors déployé un questionnaire de satisfaction de fin de formation sur notre moteur d’enquêtes en ligne afin de promouvoir ce type d’enquêtes. Le questionnaire a plu au responsable de formation de LINAGORA, l’idée était lancée, mais restait à régler l’informatisation des formations ne disposant pas d’ordinateurs connectés à Internet. Il fallait une solution pratique et rapide de traitement des questionnaires papier, quelque soit l’endroit de la formation, y compris chez le client. Après étude technique et quelques recherches, nous avons trouvé le moyen d’associer fax et reconnaissance optique, en obtenant ainsi un traitement innovant, entièrement automatique et complètement indépendant du lieu de formation.
C : Comment voyez-vous l'avenir ? De nouveaux services ? …
GB : formaQualis n’est en ligne que depuis un mois et nous comptons déjà nos premiers clients ainsi que plusieurs demandes d’organismes de formation professionnelle, vers lesquels nous avons axé notre communication dans un premier temps. A terme, notre souhait est d’intéresser les services de formation en interne des grands comptes, ainsi que les universités dispensant des formations de 3ème cycle ou des formations diplômantes.
A l’écoute permanente de nos clients, nous restons pour formaQualis dans une logique d’amélioration continue. Le service formaQualis va donc évoluer en fonction des besoins et des demandes, afin de le rendre toujours plus efficace. Notre ambition est de faire de formaQualis le référentiel de suivi qualité pour le secteur de la formation.
Propos recueillis par CyberPro auprès de Gilles Barthelet, gilles.barthelet@cybo.fr
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